Update #DSGVO im Recruiting

Am Montag, den 09.09 war mal wieder HR ROOKIES Zeit! Unser Thema diesmal: Datenschutz im Recruiting. Und wer würde sich hier besser eignen als Jan-Peter Braun, Partner und Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie DSGVO unseres Partners Jacobsen+Confurius.

Jeden zweiten Montag im Monat veranstalten wir ein Hamburger HR ROOKIES Treffen. Dabei verfolgen wir eine Zwei-Monats-Strategie, was den Inhalt dieser Treffen anbelangt. Monatlich wechselnd findet entweder ein informeller Austausch in unserem Stammlokal oder ein thematischer Austausch in den unterschiedlichsten Räumlichkeiten statt. Dabei erarbeiten wir uns entweder selbst als Gruppe in einem Workshop ein Thema oder lassen uns von einem Spezialisten die Materie in einem Vortrag näher bringen.

Jan-Peter Braun und Justus Leddin luden die HR ROOKIES in ihre tollen Räumlichkeiten in der Nähe des Hamburger Fischmarktes ein. Mit einem wunderbaren Ausblick auf den Hafen, die Elbe sowie das Dock hat Jan-Peter einen bunten Strauß an Themen vorgestellt und viel Raum für Fragen und Austausch geboten.

Zunächst Einmal berichtete Jan-Peter über die Grundprinzipien der Datenverarbeitung. Hierzu zählen unter anderen die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sowie die Transparenz und die Speicherbegrenzung. Was bedeutet das im Hinblick auf unser Bewerbermanagement? Die Rechtmäßigkeit ist gegeben, wenn jemand einwilligt, dass seine Daten zu einem bestimmten Zwecke verarbeitet werden. Dies kann zum Beispiel durch eine Abfrage eines ATS gewährleistet werden wenn Bewerberinnen ein Häkchen zur Datenverarbeitung setzen müssen. Auch die Transparenz kann in diesem Punkt eingebunden werden, denn viele Hinweistexte zum Setzen des Häkchens enthalten die Informationen und Auskünfte, wer wie und für was die Daten erhoben werden. Die Speicherbegrenzung ist ein weiterer wichtiger Punkt in der DSGVO. Die Daten dürfen generell nur so lange aufbewahrt werden, wie sie benötigt werden. Wenn wir eine Stellenausschreibung also schließen, benötigen wir die Unterlagen der Bewerberinnen eigentlich nicht mehr. Allerdings müssen sie nicht direkt mit der Absage gelöscht werden. Da Bewerberinnen innerhalb von zwei Monaten Klage gegen ihre Absage erheben können, dürfen mindestens für diesen Zeitraum die Daten weiterhin gespeichert werden. Generell sagt man, dass ein Zeitraum von bis zu sechs Monaten durchaus zulässig ist. 6 Monate nach Absage sollten jedoch alle personenbezogenen Daten der Bewerberinnen gelöscht sein. Welche Auskünfte den Bewerberinnen überhaupt zustehen, findet ihr in Art.13, 14 DSGVO. Hier sind die Informationspflichten gegenüber Bewerberinnen geregelt.

Angeregt wurde nicht nur über das Thema Datenspeicherung und Klageverfahren diskutiert. Auch Active Sourcing im Zusammenhang mit Datenschutz wurde beleuchtet. Bei Bagels und Wraps hatten die Hamburger HR ROOKIES also wieder einen anregenden und zugleich themenreichen Abend bei Jan-Peter Braun und Justus Leddin in der Kanzlei. Vielen lieben Dank an dieser Stelle für euren Input und eure Zeit!

Ich freue mich auf die nächsten Abende mit unseren großartigen HR ROOKIES sowie Paten und Partnern.

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