Highway to Hire – Wie Ihr auch zu Zeiten von COVID-19 Talente gewinnen könnt!

Der „War for Talents“ ist uns allen schon lange bekannt und wir haben unseren Weg gefunden, diesen zu gewinnen, mal aus der Niederlage zu lernen und erneut zu kämpfen. Doch dann kam COVID-19 und stellte unsere Komfortzone des Recruitings auf den Kopf. Agile Lösungen mussten her und voller Überraschung stellten wir fest: Nichts ist unmöglich! Hier geben wir euch einen kurzen Einblick, auf was HR’ler beim Highway to Hire achten sollten und reihen uns damit in die Blogparade zum Thema „Recruiting Learnings durch Corona” ein, zu der Tim Verhoeven aufgerufen hat.

Aller Anfang ist schwer?! Nicht mit einem gutem Employer Branding!

Bewerber*innen suchen sich Arbeitgeber aus, die zu ihrem Wertesystem passen, bei denen sie sich wahrgenommen und wertgeschätzt fühlen – Arbeitgeber, die sich um ihre Mitarbeiter*innen kümmern. Und mit dazu zählt auch eine offene, wertschätzende und transparente Kommunikation. Bindet eure Mitiarbeiter*innen ein, holt sie ab und seid ehrlich: Warum müssen bestimmte Sparmaßnahmen gemacht werden? Wie steht es um das Unternehmen? Wie sieht die übergreifende COVID-19-Strategie aus? Das Gleiche gilt für eure Bewerber*innen: Gebt ihnen Informationen an die Hand, wie Recruiting unter den neuen Bedingungen aussieht. Pausiert ihr gerade im Recruiting? Gibt es eine Änderung im Recruitingprozess? Hierfür reicht meist ein kleiner Text auf eurer Karriereseite und eine Information per Email an die Bewerber*innen, die bereits im Prozess sind.

Unsere Mitarbeiter*innen sind unser größtes Gut. Daher sollten wir gerade jetzt, wertschätzen was sie alle für uns leisten – trotz Homeschooling, Home-Office unter nicht idealen Bedingungen und der allgemeinen Unsicherheit. Schickt euren Mitarbeiter*innen ein Paket mit Nervennahrung – mit dabei sollte natürlich ein Mund-und-Nasen-Schutz mit eurem individuellem Brand sein! Macht ein virtuelles Event – ob Sommer- oder Weihnachtsfest. Es gibt tolle – kostengünstige – Konzepte, die für Spaß und Abwechslung sorgen – vom virtuellen Escape Room bis zum Pub Quiz. Legt Wert auf das Socializing, um der Isolation im Home-Office entgegen zu wirken. Sagt euren Mitarbeiter*innen ehrlich und ganz schlicht „Danke”. Und wenn ihr das alles macht, dann zeigt dies auch euren zukünftigen Bewerber*innen via LinkedIn, Instagram, Xing und Co. Und dabei nicht im Hochglanzformat, sondern ganz einfach, authentisch und echt. Ermutigt auch eure Mitarbeiter*innen über euch und eure Maßnahmen zu twittern und zu schreiben. Postet kurze Videos und verschafft euren zukünftigen Bewerber*innen einen transparenten Eindruck. Macht euch sichtbar – und dafür braucht ihr auch kein großes Budget. Wichtig ist Authentizität – und die Auswirkungen werdet ihr im Recruiting bemerken.

Von der Stellenanzeige bis zum Angebot

Authentizität im Recruiting – klingt gut, aber wie könnt ihr damit anfangen? Nun, für die meisten Arbeitgeber beginnt der Recruitingprozess nach wie vor mit der klassischen Stellenanzeige.

Die Stellenanzeige

Authentische Stellenanzeigen zeichnen das Bild einer zu besetzenden Position so realistisch wie möglich, mit allen Herausforderungen und den realen Anforderungen, die die Person mitbringen muss, um den Job erfolgreich auszuüben. Die Basis dafür? Setzt euch mit dem Fachbereich zusammen und macht eine Aufgaben- und Anforderungsanalyse, im Idealfall nach DIN 33430. Denn nur wer den Job wirklich verstanden hat, kann ein realistisches Bild davon zeichnen. Bitte nicht vergessen: Wir möchten nicht möglichst viele Bewerber*innen haben, die uns unnötige Ressourcen kosten weil sie nicht passen, sondern wir möchten passende Bewerber*innen haben. Und das erreichen wir nur, indem wir die richtigen Bewerber*innen anziehen und ungeeignete Bewerber*innen abschrecken: Durch eine zielgruppengerechte und transparente Kommunikation auf Augenhöhe. Von den Aufgaben über die Anforderungen, bis hin zum Arbeitsumfeld, der Arbeitsweise im Team und den Benefits des Arbeitgebers. Das gilt selbstverständlich auch unabhängig von der Pandemie – aber in unsicheren Zeiten ist Transparenz mehr denn je gefragt. Schreibt unbedingt direkt in die Stellenanzeige, dass ihr nach wie vor rekrutiert und klärt über den veränderten Recruitingprozess auf. Übrigens: Wichtige Anforderungen an Mitarbeiter*innen für volatile Zeiten liefert der Artikel von Harald Ackerschott im Rahmen dieser Blogparade.

Kandidatenauswahl geht auch digital

Im nächsten Schritt gilt die Herausforderung der Kandidatenauswahl. Social Distancing führte dazu, dass schnell digitale Lösungen her mussten. So stieg auch die Nachfrage nach Online Assessments stark. Dies ist aus eignungsdiagnostischer Sicht eine positive Entwicklung. COVID-19 gab den Online Assessments, die in Deutschland trotz einer mehr als überzeugenden Daten- und Faktenlage leider immer noch viel zu selten genutzt werden, einen ordentlichen Boost. Ein weiterer Vorteil von diesen ist der geringere Aufwand, sodass mehr Bewerber*innen geprüft werden können. Nicht nur deswegen lohnt es sich beim Screening der Bewerbungen gewohnte Denkmuster zu durchbrechen und auch B/C-Kandidat*innen eine Chance zu geben. Mehr zum Thema Online Assessment gibt es im Blogparaden-Beitrag von Jo Diercks.

Face-to-Face Interviews wurden nahezu vollständig durch Videointerviews ersetzt. Zum Unmut einiger Fachabteilungen, denn laut dem einen oder anderen Hiring Manager sind Videointerviews „einfach nicht das Gleiche“. In der Tat gibt es auch Unterschiede in der Kandidatenbewertung seitens der Interviewenden: „Wirtschaftspsychologie heute“ wies kürzlich darauf hin, dass Kandidat*innen im Videointerview schlechter abschneiden. Gründe dafür sind unter anderem mangelnde Möglichkeiten zum Impression Management. Solange jedoch der gleiche Prozess für alle Kandidat*innen gilt, dürfte dies kein allzu großes Problem darstellen. Lediglich dann, wenn wir den Kandidat*innen die Option lassen, ob sie zum persönlichen Gespräch anreisen oder an einem virtuellen Interview teilnehmen, besteht die Gefahr der Benachteiligung einzelner Kandidat*innen. Das sollte unbedingt auch für einen Prozess „nach Corona“ beachtet werden, sofern Videointerviews weiterhin als Bestandteil im Prozess integriert werden – was wir uns aufgrund zahlreicher Vorteile ökologischer und ökonomischer Art wünschen würden. Auch wenn die ein oder andere Fachabteilung erst noch von den Vorteilen überzeugt werden muss ;-).

Dennoch ein nicht zu unterschätzender Faktor im Videointerview auf Kandidatenseite ist die veränderte Candidate Experience. Auch das passende Arbeitsumfeld oder eine gewisse Arbeitsatmosphäre kann die Wunschkandidat*innen zu einem gewissen Anteil davon überzeugen, ein Jobangebot anzunehmen. Das muss jedoch nicht ganz auf der Strecke bleiben, denn es gibt Möglichkeiten, um die Candidate Experience auch im Videointerview positiv zu gestalten. Warum schießt ihr nicht ein Bild von euren Besprechungsräumen, eurer Kaffeeküche oder eurem Arbeitsplatz und richtet es euch als virtuellen Hintergrund in der Videokonferenz ein? Das hat übrigens den netten Nebeneffekt, dass ihr auch eventuelle Unordnung oder ein kreatives Chaos im Home-Office gut verbergen könnt. Oder noch besser: Dreht einen kurzen Film, der die zukünftige Arbeitsumgebung der Kandidat*innen zeigt und spielt das Video im Gespräch ab. Auch die Vorbereitung auf das Videointerview ist wichtig: Gebt den Kandidat*innen vorab Sicherheit, indem ihr Tipps für die Software, das richtige Kamera-Setting oder kurze Technik-Checks anbietet. Ihr werdet sehen, das spielt euch den ein oder anderen Pluspunkt bei den Bewerber*innen ein. Für weitere Tipps und Informationen zum Thema Videointerviews verweisen wir gerne auf den Artikel von Markus Reif im Rahmen dieser Blogparade.

Wertschätzende Prozesskommunikation

Apropos Candidate Experience: Gerade zu Beginn der Pandemie standen womöglich bei vielen Unternehmen andere Themen als Recruiting auf der Agenda oder es kam plötzlich gar zu einem Einstellungsstopp. Dass auch Recruiting und Employer Branding strategisch wichtige Themen für Unternehmen sind, ist nichts Neues – auch wenn es leider immer noch nicht alle verstanden haben. Ein großer Fehler, der häufig in der Folge resultiert: Kandidat*innen warten lange auf Rückmeldung oder hängen in der Luft. Glaubt ihr nicht? Dann lest gerne den Blogparaden-Beitrag von Bastian Stolz über die Erfahrungen, die er auf der Kandidatenseite machen musste. Die Lösung kann doch aber so einfach sein: Ein ehrlicher und persönlich formulierter Zwischenbescheid mit einer Information über die aktuelle Situation in eurem Unternehmen oder den Prozessstand kann doch schon ausreichen, um die Bewerber*innen abzuholen. Je nach Anzahl der offenen Bewerbungen und Kapazität der Recruitingabteilung, könnt ihr vielleicht sogar zum Hörer greifen und den Kandidaten kurz persönlich erläutern, wie der aktuelle Stand ist und wie es im Prozess weitergeht. Aber nicht nur das: Denkt bitte auch daran, dass die ein oder andere Bewerber*in in einer solch unsicheren Zeit eventuell etwas mehr Bedenkzeit oder Beratung – z. B. in punkto Jobsicherheit – hinsichtlich eines Arbeitgeberwechsels benötigt, als das sonst der Fall ist. Fragt nach, informiert, beratet und gebt euren Kandidat*innen das, was sie brauchen, um sich bei euch gut aufgehoben zu fühlen.
Dazu gehört selbstverständlich auch, sich kontinuierlich Kandidat*innen-Feedback zum erlebten Prozess einzuholen. Gerade zu Beginn von Corona musste schneller reagiert werden – Agilität war gefragt. Es bietet sich daher besonders an, Bewerber*innen oder neu gewonnene Mitarbeiter*innen zu ihren Erfahrungen im Bewerberprozess (z. B. zum erlebten Videointerview oder dem neu eingeführten Online Assessment) zu befragen und den Prozess stetig zu verbessern. Ihr möchtet mehr über das Thema Kommunikation im Recruiting in Corona Zeiten lesen? Dann empfehlen wir euch wärmstens den Blogparaden-Beitrag von Ute Neher.

Onboarding – das Ziel erreicht?!

Wir haben das richtige Match für die offene Position gefunden und der Vertrag ist unterschrieben. Highway to Hire erfolgreich gemeistert?! Nein, hier sind wir noch nicht am Ende. Jetzt heißt es nochmal Gas geben und unsere neuen Mitarbeiter*innen für den Start bei uns zu begleiten, damit die ganze Arbeit am Ende nicht umsonst war.

Pre-Onboarding

Oft haben gute Fachkräfte eine Kündigungsfrist und können nicht direkt nächste Woche bei uns starten – auch wenn COVID-19 auch hier immer wieder für Überraschungen sorgen kann. Aber egal wie lange es noch hin ist zum Start, jetzt heißt es mit unseren neuen Mitarbeiter*innen transparent zu kommunizieren, wann und wie es losgeht. Findet der Start im Home-Office statt oder im Büro? Ihr wisst es noch nicht? Dann seid damit auch ehrlich mit euren neuen Kolleg*innen und kommuniziert mögliche Onboarding-Szenarien. Nichts ist schlimmer als nach dem unterschriebenen Vertrag in der Luft zu hängen. Kurz vor dem Start sollte dann der konkrete Plan kommuniziert werden – wann und wo geht’s los? Wer sind meine Ansprechpartner*innen, gibt es ein (virtuelles) Onboarding-Event oder startet es direkt mit der Einarbeitung im Team? Findet die Einarbeitung remote statt, so schickt rechtzeitig die Hardware an eure neuen Kolleg*innen nach Hause und vereinbart am besten direkt einen Termin mit dem IT-Support, um gemeinsam den Rechner und die benötigten Programme einzurichten. Noch dazu könnt ihr ein kleines Care-Paket als Willkommensgeschenk beilegen. Auch kleine Dinge machen den Unterschied! Ob Mund-und-Nasen-Schutz, Schreibutensilien, eine Tasse mit Firmenlogo und / oder Nervennahrung für den Start, euer neues Teammitglied wird sich freuen! Um einen reibungslosen Prozess in der Vorbereitung zu gewährleisten, ist es ganz wichtig, dass es einen transparenten Prozess gibt. Die Zusammenarbeit zwischen HR, Fachabteilung und IT spielt hier eine entscheidende Rolle – jeder sollte wissen, für was er zuständig ist.

Der erste Tag

Toll ist es, wenn alle neuen Kolleg*innen gemeinsam im Rahmen eines Onboarding-Events begrüßt werden. Das geht auch wunderbar virtuell – auch mit Interaktion! Die ist aus unserer Sicht ein enormer Erfolgsfaktor. Hier besteht die Möglichkeit sich mit den ersten Kolleg*innen zu vernetzen. Das ist unheimlich wichtig, gerade, wenn man keine Möglichkeit auf zufällige Begegnungen im Büro hat. Auch ist es für neue Mitarbeiter*innen schön, wenn sie ein paar Kolleg*innen außerhalb ihres Teams kennenlernen können. Das hilft in der Anfangsphase und stärkt die Bindung und das Zugehörigkeitsgefühl zu eurem Unternehmen. Neben der allgemeinen Begrüßung im Unternehmen, ist es auch wichtig und ein Zeichen von Wertschätzung, dass die Führungskraft ein Einarbeitungsgespräch mit ihrem neuen Teammitglied führt. Was sind die Erwartungen an das neue Teammitglied? Wie und in welcher Regelmäßigkeit gibt es Feedback? Für viele eine Selbstverständlichkeit, aber es gibt leider immer noch einige Führungskräfte, die das Gespräch einfach vergessen. Auch Pat*innen aus dem Team helfen enorm beim Einstieg – sowohl fachlich, als auch bei der sozialen Integration. Ihre Aufgabe ist es auch gerade bei der Einarbeitung im Home-Office, zwischendurch mal anzurufen und zu fragen wie es läuft oder ob es offene Fragen gibt. Die Ansprechperson sollte im regen Austausch mit dem neuen Teammitglied stehen und wenn auch räumlich entfernt, trotzdem sichtbar bleiben.

Am Anfang werden die neuen Kolleg*innen mit vielen Informationen und Fakten überhäuft. Deswegen bietet es sich an, ein Wiki mit allen Infos und Regelungen bzw. Ansprechpersonen zur Verfügung zu stellen. Von A wie Arbeitszeit über K wie Krankmeldung bis Z wie Zielvereinbarungsgespräch, kann dort alles enthalten sein, das für alle neuen Mitarbeiter*innen relevant ist oder relevant werden könnte. Auch wenn es sich vielleicht nicht alle durchlesen, ist es gut, eine Quelle zu haben, um offene Fragen nachschlagen zu können.

Einarbeitung und die ersten 100 Tage

Der erste Tag ist geschafft – sind wir jetzt fertig? Nein! Der erste Tag ist zwar ein sehr entscheidender, aber nicht allein ausschlaggebend. Die ersten 100 Tage im neuen Job sind wichtig und prägen die Mitarbeiter*innen. Wie oben schon erwähnt fängt hier erst richtig die Arbeit der Pat*innen an. Sie müssen präsent bleiben, aktiv auf die neuen Kolleg*innen zugehen, ihnen Arbeitsabläufe und Hintergrundinfos erklären sowie sie in Projekte einführen. Ein regelmäßiges Meeting zum Austausch können wir hier aus unserer Erfahrung empfehlen. Darüber hinaus kann es von neuen Mitarbeiter*innen bei der remote Einarbeitung als bereichernd empfunden werden, erste Aufgaben auch eigenständig und unabhängig von Kolleg*innen zu bearbeiten. Das ist natürlich immer vom jeweiligen Arbeitsbereich abhängig. Oft eignen sich z.B. auch kleine Recherche-Aufgaben dazu. Und damit sich die neuen Kolleg*innen gut integrieren können, bietet immer wieder Möglichkeiten zum informellen Austausch an! Ob das ein Kaffeeküchen-Chat ist, (virtuelle) Workdates, die (virtuelle) Kaffeepause oder das (virtuelle) Feierabendbier, den Ideen sind keine Grenzen gesetzt.

Ihr seht: Es ist gar nicht so schwer, euren Kandidat*innen trotz COVID-19 einen wertschätzenden Recruitingprozess zu bieten, wenn ihr an der einen oder anderen Stellschraube dreht. Lasst eurer Kreativität freien Lauf, denn alles ist möglich – solange ihr authentisch, ehrlich und fair in eurem Prozess bleibt. Die Liste ist natürlich nicht vollständig, aber vielleicht könnt ihr ja den einen oder anderen Tipp direkt umsetzen und es hilft euch dabei, den Kampf um die besten Talente zu gewinnen und eure Mitarbeiter*innen ein Stück stärker an euren Arbeitgeber zu binden. In diesem Sinne: Let’s start your Highway to hire!

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