Regionaltreffen Hamburg: Lasst Ihr Euch noch stressen oder organisiert Ihr schon?

Was haben Kröten und Tomaten mit Zeitmanagement zu tun? In unserem letzten virtuellen Regionaltreffen hatte unser Pate Oliver für die Hamburger HR ROOKIES viele Techniken und Praxistipps zur Selbstorganisation auf Lager. Normalerweise coacht Oliver Führungskräfte im Zeitmanagement und Personal Performance Management. Wir hatten das Glück an einem Abend sein geballtes Wissen in einer Art „Best of“ mitzunehmen. Dabei haben wir einen Einblick in verschiedene Techniken bekommen, über sinnvolle Tools diskutiert, uns das Thema „Aufschieberitis“ näher angesehen und einen Blick darauf geworfen, wie auch Führungskräfte sich noch besser organisieren können.

Welche Techniken helfen in der Selbstorganisation?

Zwischen Anrufen der Kollegen, dem nächsten Zoom-Call und den immer mehr werdenden Mails im Posteingang, fällt es jedem von uns schwer den Überblick zu behalten. Dabei gibt es unzählige Methoden um sein Zeitmanagement zu verbessern. Oliver hat uns die besten gezeigt. Die wohl bekannteste Technik im Zeitmanagement ist die Priorisierung. Hierbei werden Aufgaben nach Wichtigkeit und/oder Dringlichkeit unterschieden, entsprechend kategorisiert und nach und nach abgearbeitet.

Doch teilweise sitzen wir viel zu lange an Projekten und investieren Stunden bis diese perfekt sind. Hierbei hilft das Pareto Prinzip (auch 80/20-Regel genannt). Bei dieser Technik geht es um den Grenznutzen. Meistens haben die letzten 20% einer Aufgabe nur noch einen proportional sehr viel kleineren Mehrwert, benötigen jedoch sehr viel Zeit. Frei nach dem Motto „Better done than perfect“ sollte man wissen, wann eine Aufgabe gut genug ist. Oliver zeigte uns, dass der Knackpunkt bei dieser Technik in der Praxis oft der Blickwinkel ist. Das Hineinversetzen in den:die Kund:in/Auftraggeber:in kann entscheidende Hinweise für die Priorisierung geben. Fragt euch: Bringt das, was ich gerade tue, mein Gegenüber weiter bzw. liefert es den gewünschten Mehrwert? Wenn eure Antwort „nein“ ist, dann spart euch den Aufwand.

Wie kann man Aufgaben schneller bearbeiten? Nutzt Timeboxing. Wenn Ihr euch einen realistischen Zeitrahmen (eine Timebox) für Themen setzt, arbeitet Ihr fokussierter und kommt erstaunlicherweise auch mit der geplanten Zeit aus. Auch geblockte Zeiten im Kalender können dabei helfen, dass Ihr nicht fremdbestimmt verplant werdet und Zeit für die wichtigen Themen bleibt.

Eine weitere interessante Technik für fokussiertes Arbeiten ist die Pomodoro-Technik: Hier arbeitet man 25 Minuten ganz fokussiert und gönnt sich danach 5-10 Minuten Pause als Belohnung. Das könnt Ihr mit einer Stoppuhr nachhalten und so sicherstellen, dass Ihr nicht abgelenkt werdet (kein Handy, keine Instantmessenger, kein Checken des Posteingangs!).

Auch ein „Krötentag“, an dem Ihr die unangenehmen Aufgaben (Kröten) geballt erledigt oder alternativ jeden Tag direkt morgens (Eat the Frog first), helfen euch eine Struktur zu schaffen. Dann habt Ihr das Schlimmste schon geschafft – Balsam für die Seele.

Welche Tools könnt Ihr als Unterstützung nutzen?

Es gibt einige Tools, die einen Blick wert sind, z.B. Trello, Todoist, OneNote und Outlook. Das ist natürlich keine vollständige Liste. Ihr solltet grundsätzlich hinterfragen, welche Handgriffe und Tools euch das Leben einfacher machen. So können zum Beispiel Regeln für das E-Mail-Postfach oder Makros in Exceltabellen euch auf Dauer viel Zeit einsparen.

Das mach ich lieber morgen…

Das kennt wahrscheinlich auch der eine oder die andere: Ohne feste Deadline bleiben Aufgaben erst einmal liegen. Wir schieben sie mit schlechtem Gewissen vor uns her und drücken uns vor der Abgabe. Spannend dabei ist, dass die Gründe oft in uns selbst liegen, ohne dass uns das immer bewusst ist. Reflektiert mal ehrlich, was euch an der Aufgabe hindert. Zahlt es sogar auf etwas ein, wenn Ihr nicht fertig werdet? Vermeidet Ihr so z.B. eine Präsentation, die Ihr nicht halten möchtet?

Was kann mein Leben als Führungskraft erleichtern…

Als Führungskraft müsst Ihr nicht nur Euch selbst organisieren, sondern solltet auch einen Blick auf Eure Mitarbeiter haben. Was tue ich also, wenn ich von den Arbeitsergebnissen meines Teams abhänge? Ein Zauberwort heißt hier „Deadline“. Aufgaben mit Deadline werden anders behandelt und priorisiert als ohne Deadline. Bemüht euch daher, immer klar zu kommunizieren, bis wann Ihr etwas benötigt. Bei größeren Aufgaben oder Projekten kann es auch helfen, einen Zeitplan anzufragen und regelmäßige Status Updates einzufordern.

Ein weiterer Tipp ist es, sich nicht als „Problemlöser:in“ zu positionieren, sondern vielmehr eine coachende Rolle einzunehmen und Sparringspartner:in zu sein. Was wir damit meinen? Löse nicht die fachlichen Probleme für Deine Mitarbeiter:innen, sondern fordere Lösungsvorschläge und Entscheidungsvorlagen ein. Eine gute Idee ist es, Themen-Ownerships im Unternehmen zu etablieren. So werden viele Frage schon im Team unter Experten:innen gelöst.

Wichtig ist es, dass Ihr Informationen so geliefert bekommt, dass eine Entscheidung möglich ist. Mit folgendem Aufbau steht einer schnellen Rückmeldung nichts im Wege:

  • Was schlage ich vor?
  • Was sind die Kosten?
  • Was sind die Risiken?
  • Geschlossene Frage: Ist das so in Ordnung?

Hinterfragt Euch einmal, ob Ihr Eurem Chef die Entscheidungen selbst auch schon so einfach aufbereitet.

Best Practices

Wir haben eine Menge wertvoller Tipps bekommen. Hier sind unsere Lieblingstipps für Eure Selbstorganisation:

  • Klare Kommunikation: Kommuniziert Euren Auftraggeber:innen/Kund:innen klar, wann Ihr es schafft, eine Aufgabe zu erledigen. Wenn Ihr proaktiv einen Vorschlag macht, wird er oft so angenommen.
  • Achtet auf Doppelungen: Versucht so wenige Dinge wie möglich doppelt zu machen. Öffnet Ihr zum Beispiel eine Mail, die man in 5 Minuten beantworten kann, tut es sofort! Sonst kostet es Euch Zeit, die Mail ein zweites Mal zu lesen.
  • Haltet Ordnung: Ein aufgeräumtes Äußeres unterstützt ein aufgeräumtes Inneres. Versucht am Ende des Tages Eure Unterlagen zu sortieren und den Schreibtisch ordentlich zu hinterlassen. Das lässt sich im Übrigen auch als Zero-Inbox-Methode für euer Postfach anwenden!
  • Input: Checkt bei neuen Aufgaben, ob Ihr Input von anderen Personen braucht und leitet die Anfragen direkt in die Wege.
  • Zeitfresser: Hinterfragt, was Euch Zeit kostet und versucht Eure Zeitfresser loszuwerden.
  • Personal Performance: Achtet auf Euren natürlichen Rhythmus und plant Eure Aufgaben passend ein. Am Morgen seid ihr hellwach? Dann ist jetzt die richtige Zeit für Konzepte.
  • Erfolge feiern: Motiviert Euch, indem Ihr Eure Erfolge aufschreibt, z.B. als Haken auf eurer To-Do-Liste.
  • Nein sagen: Wir wissen wie schwer es ist, „nein“ zu sagen. Aber es lohnt sich. Guckt es Euch bei denen ab, die es gut können. Und: oft reicht auch schon Hilfe zur Selbsthilfe 😉
  • Themen aufteilen: Wenn Ihr bei einem Projekt nicht wisst, wo ihr anfangen sollt, dann fangt klein an: 15 Minuten am Tag reichen.

Unser Fazit

Zeitmanagement ist super individuell und es gibt keine Patentlösung. Mit den vielen Techniken und Impulsen haben wir nun das Handwerkszeug, unsere Selbstorganisation zu optimieren. Seid nicht zu streng mit Euch selbst. Setzt Euch kleine Ziele und habt Spaß beim Ausprobieren! Vielen Dank an Oliver für die spannenden Einblicke.

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